Với tốc độ phát triển nhanh chóng của xã hội ngày nay. Đặc biệt trong những năm gần đây ngành tổ chức sự kiện thu hút khá nhiều sự quan tâm của các bạn trẻ. Chuyên viên tổ chức sự kiện là một nghề khá thú vị, tạo nhiều cơ hội phát triển trải nghiệm. Ngành tổ chức sự kiện cũng được xem là một ngành mang lại khá nhiều áp lực. Do bản chất là ngành chuyên về dịch vụ nên việc làm hài lòng khác hàng 100% là điều không phải dễ. Người ta thường có câu “ chín người mười ý”. Vì vậy cung cấp dịch vụ đáp ứng tốt cho khách hàng đòi hỏi sự chuyên nghiệp về nghiệp vụ bản thân cũng như giao tiếp xã hội.
Cùng Sao Việt Event tìm hiểu tại sao nghành tổ chức sự kiện lại thu hút nguồn nhân lực trẻ? Những yếu tố để trở thành một chuyên viên giỏi? Hay học ngành nào để trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện bạn nhé.
Khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Hay ngành tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức Event là gì? Đó là khái niệm dùng để chỉ quy trình thực hiện những công việc để một sự kiện nào đó có thể diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp và hoàn hảo như mong muốn. Quá trình này sẽ bắt đầu từ lúc lên ý tưởng cho sự kiện và cho đến lúc nó kết thúc. Hiện nay, tổ chức sự kiện thường hướng tới việc truyền tải các thông điệp đến khách hàng hay công chúng, như việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, các lễ hội…
Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?
Chuyên viên tổ chức sự kiện (event) sẽ là người phụ trách những công việc bao gồm như: lên kế hoạch ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trinh, kịch bản dự phòng, điều phối chương trình diễn ra, ngoài ra còn lập kế hoạch chi phí hạng mục công trình, thuyết phục khách hàng, thoả thuận về kinh phí tổ chức…
Đây là những hoạt động quan trọng của các kế hoạch marketing, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.
Thông thường, một sự kiện được tổ chức sẽ hướng đến một trong những mục tiêu sau:
- Hỗ trợ chiến dịch truyền thông, phát triển hình ảnh đa chiều về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ.
- Phát triển những mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
- Quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đối với công chúng một cách trực tiếp, hiệu quả.
- Hỗ trợ bán hàng, phát triển kênh phân phối, chương trình chiêu thị.
Nhu cầu nhân lực của ngành sự kiện?
Trong bối cảnh nền công nghiệp “ không khói “ trên đà phát triển mạnh. Nó chiếm tỷ trọng GDP ngày càng cao trong nền kinh tể các nước nói chung và Việt Nam nói riêng. Ngành quản trị dịch vụ giải trí và tổ chức sự kiện trở nên “ Hot” trên thị trường hiện tại.
Với dự đoán của các chuyên gia trong khoản 20 năm tới. Ngành tổ chức sự kiện vẫn cần một lực lượng lớn lao động có trình độ chuyên môn được đào tạo qua trường lớp chuyên nghiệp bài bản.
Ngoài ra ngành tổ chức sự kiện là ngành được tự do dịch chuyển lao động tại các nước trong khu vực và các châu lục khác. Vì vậy một niềm tin ngành dịch vụ của Việt Nam vươn tầm quốc tế không xa.
Mặc khác thực tại chung của ngành sự kiện dù đang phát triển rất tốt nhưng về “ chất” của nguồn lực lao động lại chưa được đầu tư. Do đó nguồn nhân lực chất lượng cao đang rất cần đối với ngành sự kiện nói chung và nghề tổ chức sự kiện nói riêng.
Mức lương hấp dẫn của ngành sự kiện
Theo độ “ hot” của một ngành nào đó hay vị trí việc làm độ “hot” không thiếu sự góp mặt một phần của mức lương. Mức lương và chế độ ưu đãi hấp dẫn sẽ thu hút nguồn nhân lực tốt. Kể cả khi gặp áp lực nhưng với sự ưu đãi lương hay chế độ bạn sẽ cảm thấy mình vì công việc hơn cố gắng vượt qua.
- Mức lương cơ bản khởi điểm cho vị trí thực tập sinh chuyên viên tổ chức sự kiện từ 4tr đến 6tr
- Mức lương đối với chuyên viên có 1 - 2 năm kinh nghiệm từ 8 - 10tr có thể lên đến 20tr tuỳ vào năng lực của bạn.
- Với vị trí quản lý/ điều hành mức lương cơ bản sẽ từ 30 - 40tr tuỳ vào năng lực bản thân.
Thật hấp dẫn phải không ạ! Với mức lương này ngành tổ chức sự kiện không hề lép vế đối với các ngành khác phải không. Tuy nhiên ngành nào cũng có yêu cầu của nó, cũng có cái khó của nghề. Đối với sự kiện đòi hỏi người chuyên viên phải nhanh nhẹn, phản ứng tốt. Kết hợp tố các yếu tố bên trong và bên ngoài để mang lại một dịch vụ hay sư kiện tốt nhất cho khách hàng.
8 yếu tố để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tư duy sáng tạo
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người lên danh sách các việc cần làm. Hơn thế, họ cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” vào những sự kiện, chương trình ấy. Ví dụ một chương trình nếu có ý tưởng chủ đề thú vị sẽ khiến người tham gia muốn tương tác nhiều hơn, từ đó tăng tính trải nghiệm của họ lên rất nhiều.
Đừng nghĩ rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo những yêu cầu bị bó buộc quá mức từ phía khách hàng. Bạn hoàn toàn có “đất dụng võ” để sáng tạo, bởi quy mô, tính chất, mục tiêu,… của những sự kiện ấy sẽ khác nhau. Chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn khác biệt, ấn tượng mạnh mẽ hơn so với những sự kiện khác.
Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch
Đừng lầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần phải có kỹ năng lên kịch bản, đường dây sự kiện thật chắc tay. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
Bên cạnh đó, chuyên viên tổ chức sự kiện phải biết cách viết một bản proposal (kế hoạch chi tiết của sự kiện) một cách hoàn chỉnh. Một bản proposal hay và thu hút ngoài yếu tố sáng tạo cần phải có tính thuyết phục và khả thi cao. Bởi suy cho cùng, sự kiện phải thỏa được mục tiêu đề ra ban đầu.
Kỹ năng nghiên cứu
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người điều phối giỏi, mà còn phải là người có kỹ năng nghiên cứu tốt.
Nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tương tác với những hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách nâng trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối, thức ăn, nước uống;… Rất nhiều điều bạn phải nghiên cứu rõ để đảm bảo rằng từng khâu trước, trong và sau sự kiện đều khiến người tham gia hài lòng.
Xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp
Khi tổ chức sự kiện bất kỳ, ban tổ chức sự kiện cần giao tiếp, trao đổi thông tin và thương lượng với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau, nên trước khi đưa ra quyết định nào với họ, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có những yêu cầu thật sự rõ ràng và minh bạch.
Việc xây dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này yêu cầu nhân viên làm tổ chức sự kiện phải có sự linh hoạt - vừa phải cứng rắn để đảm bảo đúng tiến độ công việc, vừa phải mềm mỏng để các bên không cảm thấy bị bất công.
Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách
Nếu tự cảm thấy bản thân là người giỏi thương lượng mặc cả, xin chúc mừng, bạn đang sở hữu một kỹ năng quan trọng của một chuyên viên tổ chức sự kiện đấy.
Ở khâu này, bạn sẽ phải thương lượng hợp đồng, các điều khoản quyền lợi tài trợ, địa điểm,… Sau khi đàm phán về mức ngân sách thành công, bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo mọi khâu trong sự kiện không nảy sinh quá nhiều chi phí phát sinh.
Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi
Người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu lạnh để xoay chuyển tình thế để mọi việc diễn ra sát với kế hoạch nhất. Khi một vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần phải đặt ra những câu hỏi nhanh chóng để xác định đâu mới thật sự là vấn đề, đồng thời đề xuất những giải pháp kịp thời để tránh gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Bên cạnh cái đầu lạnh, một trái tim nóng cũng vô cùng cần thiết. Nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để nhanh chóng xác định mọi thứ đang không đi theo đúng kế hoạch. Chính sự tinh tế ấy cũng sẽ hạn chế những quyết định nóng vội.
Khả năng giám sát và quản lý con người
Không chỉ làm việc với các bản proposal, hợp đồng, nhà cung cấp,… mà chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Ở mỗi mảng thực thi khác nhau sẽ có những đội ngũ nhỏ phụ trách khác nhau.
Ví dụ như lễ tân sẽ lo về phần tiếp đón khách mời, hay như hậu cần sẽ giữ những món vật dụng cần thiết,… Chính vì thế mà người tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có cái nhìn bao quát để quản lý những đội ngũ nhỏ, từ đó đảm bảo mọi khía cạnh trong sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro
Một sự kiện diễn ra chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Đừng để nước đến chân mới bắt đầu nhảy. Thay vào đó, một chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ phải “vạch lá tìm sâu” để nhìn thấy những rủi ro tiềm tàng. Từ đó giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra.
Càng nhiều rủi ro được phát hiện thì càng ít vấn đề phát sinh diễn ra trong buổi sự kiện. Những kế hoạch dự trù rủi ro sẽ không rập khuôn mà tùy vào từng ngữ cảnh, tính chất, vấn đề khác nhau.
Sao Việt Event nơi làm việc lý tưởng. Nơi sẽ cho bạn trải nghiệm, thách thức, dạy dỗ, truyền đạt kinh nghiệm. Tổ chức sự kiện không đơn giản là ngành dịch vụ làm hài lòng khách hàng mà nó còn khẳng định chất lượng dịch vụ của tập thể công ty đang đứng ở vị trí nào. Chuyên nghiệp đi đôi với chất lượng 2 yếu tố của sự thành công.
Tin liên quan
Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp
Quy trình tổ chức sự kiện
